Skoči na vsebino

SLUŽBA ZA DOKUMENTACIJO, LOGISTIKO IN VARNOST

vodja: dr. Aleš Dobnikar


tel: 01/ 478-1286
ales.dobnikar(at)gov.si

 

Naloge in pristojnosti:

 

Oddelek za glavno pisarno in arhiv 

 

Oddelek skrbi za zajem dokumentov v informacijski sistem, upravljanje z dokumentarnim gradivom ter osnovno klasifikacijo in distribucijo dokumentov. 

 

Izvaja sprejem, distribucijo in odpravo pošte ter fotokopiranje in vezavo obsežnejših gradiv. Vodi in ureja evidence s področja pisarniškega poslovanja ter skrbi za ažurnost signirnega in klasifikacijskega načrta ministrstva. Izvaja tudi vse naloge in opravila v zvezi z odpremo diplomatskih pošiljk. Ureja, vodi in ažurira evidenco uradnih pečatov ter izvaja naročanje in distribucijo pečatov in štampiljk.

 

Oddelek izvaja vse postopke v zvezi s sprejemanjem, urejanjem, evidentiranjem ter izposojo arhivskega in dokumentarnega gradiva iz stalne zbirke, pripravlja interna navodila za ravnanje in razvrščanje dokumentarnega gradiva v stalni zbirki. Za potrebe strokovnega in zgodovinskega raziskovanja v arhivu skrbi za dopolnjevanje evidentiranega gradiva z arhivskimi referencami in vsebinskimi opisi ter analizami. Sodeluje pri uvajanju novih postopkov arhiviranj, pripravi navodil ter implementaciji informacijske tehnologije v arhiv.

 

Diplomatska knjižnica je specializirana za področje mednarodnih odnosov, zunanje politike, diplomacije, mednarodnega prava, zgodovine in sociologije. Pridobiva, hrani, posreduje in zagotavlja dostop do strokovne publicistike in periodike, še posebej do publikacij, ki jih izdaja ministrstvo. Obdeluje knjižnično gradivo v skladu z nacionalnimi in mednarodnimi katalogizacijskimi standardi ter izvaja medknjižnično izposojo. Dopolnjuje zbirko bibliografij zaposlenih na ministrstvu v vzajemnem katalogu Cobiss.

 

Oddelek za varnost, logistiko in investicije

 

Oddelek načrtuje in koordinira dejavnosti MZZ s področja varnosti, varovanja in zaščite oseb, objektov in premoženja v Republiki Sloveniji in tujini. V sodelovanju s pristojnimi organi spremlja varnostne razmere v Republiki Sloveniji in v tujini, pripravlja poročila (varnostne ocene), predlaga ukrepe ter koordinira njihovo izvajanje. Opravlja dela in naloge s področja obrambnih priprav. Sodeluje z Ministrstvom za obrambo in drugimi ministrstvi na področju obrambnih priprav in civilne zaščite, vodi ustrezne obrambne evidence, izvaja naloge upravitelja obrambnega načrta MZZ ter načrtov dejavnosti zunanjih zadev na področju zaščite in reševanja. Oddelek skrbi tudi za izvajanje predpisov s področja varnosti in zdravja pri delu ter izvaja postopke varnostnih preverjanj. 

 

Oddelek zagotavlja logistično podporo delovanju ministrstva na področju prevozov opreme, zagotavljanja materialno tehničnih pogojev za delovanje ministrstva, vzdrževanja stavb ministrstva, naročanja in nadzora nad zunanjimi izvajalci storitev in selitev diplomatov v tujino in iz tujine. Opravlja prevoze oseb in materialnih sredstev za potrebe ministrstva ter diplomatskih predstavništev in konzulatov Republike Slovenije v tujini. Skrbi za tehnično brezhibnost vozil ministrstva, vodi evidenco vozil na diplomatskih predstavništvih in konzulatih Republike Slovenije v tujini. V oddelku poteka naročanje letalskih prevozov.

 

Načrtuje investicije v opremo in vodi projekte za zagotovitev varovanja. Vzpostavlja inštalacije in skrbi za delovanje telekomunikacijske opreme v objektih ministrstva in na diplomatskih in konzularnih predstavništvih. Sodeluje pri ogledih objektov, načrtovanih za najem in odkup ter izdaja mnenje glede primernosti objekta.

 

V delokrog oddelka sodi tudi izvajanje kurirske službe in sicer dostava pošte naslovnikom izven ministrstva, skupaj z vodenjem ustreznih evidenc in drugih opravil v zvezi s kurirsko službo.

 

Oddelek za tajne podatke

 

Oddelek v skladu s predpisi opravlja naloge s področja obravnavanja in varovanja tajnih podatkov, predvsem s področja osebne in dokumentacijske varnosti, z drugimi službami pa sodeluje pri zagotavljanju fizične, informacijske in industrijske varnosti. 

 

V okviru oddelka deluje Centralni register in podregister tajnih podatkov EU ter podregister tajnih podatkov NATO.

 

Za uslužbence v ministrstvu in pogodbene izvajalce izvaja postopke glede dovoljenj za dostop do tajnih podatkov Republike Slovenije ter tajnih podatkov EU in NATO. 

 

Na področju dokumentacijske varnosti zagotavlja varno obravnavanje tajnih podatkov skozi njihov celoten cikel (sprejem, evidentiranje, kopiranje, distribucija, prenos, uničevanje, arhiviranje). 

 

Izvaja zakonsko predpisano osnovno in dodatno usposabljanje za obravnavanje in varovanje tajnih podatkov.

 

Oddelek pripravlja interna navodila za delo s tajnimi podatki, notranjim organizacijskim enotam nudi strokovno pomoč pri delu s tajnimi podatki in sodeluje pri pripravah in izvedbi notranjih in inšpekcijskih nadzorov (RS, EU, NATO) nad izvajanjem zakona o tajnih podatkih in predpisov, sprejetih na njegovi podlagi in mednarodnih aktov.

 

Oddelek z namenom zagotavljanja celovitega sistema obravnavanja in varovanja tajnih sodeluje z ostalimi pristojnimi notranjimi organizacijskimi enotami, drugimi državnimi organi in v pristojnih medresorskih delovnih skupinah.