Skoči na vsebino

SLUŽBA ZA DOKUMENTACIJO IN TAJNE PODATKE

vodja: dr. Aleš Dobnikar


tel: 01/ 478-1286
ales.dobnikar(at)gov.si

 

Naloge in pristojnosti:

 

Služba skrbi za zajem dokumentov v informacijski sistem, upravljanje z dokumentarnim gradivom ter osnovno klasifikacijo in distribucijo dokumentov.

 

Izvaja sprejem, distribucijo in odpravo pošte ter diplomatskih pošiljk, ki so odpremljene preko mednarodnega kurirskega servisa. Vodi in ureja evidence s področja pisarniškega poslovanja ter skrbi za signirni načrt ministrstva. Ureja, vodi in ažurira evidenco uradnih pečatov ter izvaja naročanje in distribucijo pečatov in žigov.

 

Oddelek za diplomatski arhiv

 

Oddelek izvaja vse postopke v zvezi s sprejemanjem, urejanjem, evidentiranjem ter izposojo arhivskega in dokumentarnega gradiva iz stalne zbirke ter pripravlja interna navodila za ravnanje in razvrščanje dokumentarnega gradiva v stalni zbirki ter skrbi za klasifikacijski načrt ministrstva. Za potrebe strokovnega in zgodovinskega raziskovanja v arhivu skrbi za dopolnjevanje evidentiranega gradiva z arhivskimi referencami in vsebinskimi opisi ter analizami. Sodeluje pri uvajanju novih postopkov arhiviranj, pripravi navodil ter implementaciji informacijske tehnologije v arhiv.

 

Diplomatska knjižnica je specializirana za področje mednarodnih odnosov, zunanje politike, diplomacije, mednarodnega prava, zgodovine in sociologije. Pridobiva, hrani, posreduje in zagotavlja dostop do strokovne publicistike in periodike, še posebej do publikacij, ki jih izdaja ministrstvo. Obdeluje knjižnično gradivo v skladu z nacionalnimi in mednarodnimi katalogizacijskimi standardi ter izvaja medknjižnično izposojo. Dopolnjuje zbirko bibliografij zaposlenih na ministrstvu v vzajemnem katalogu Cobiss.

 

Oddelek za tajne podatke

 

Oddelek v skladu s predpisi opravlja naloge s področja obravnavanja in varovanja tajnih podatkov, s področja osebne in dokumentacijske varnosti, z drugimi službami pa sodeluje pri zagotavljanju fizične, informacijske in industrijske varnosti.

 

V okviru oddelka deluje Centralni register in podregister tajnih podatkov EU ter podregister tajnih podatkov NATO.

 

Za uslužbence v ministrstvu in pogodbene izvajalce izvaja postopke glede pridobitve dovoljenj za dostop do tajnih podatkov Republike Slovenije ter tajnih podatkov EU in NATO.

 

Za uslužbence ministrstva vodi zakonsko predpisano evidenco dovoljenj in opravljenih usposabljanj. Na področju dokumentacijske varnosti zagotavlja varno obravnavanje tajnih podatkov skozi njihov celoten cikel (sprejem, evidentiranje, kopiranje, distribucija, prenos, uničevanje, arhiviranje).

 

Centralni register kot glavna vstopna točka v RS za EU tajne podatke izvaja distribucijo tajnih podatkov državnim organom glede na njihovo vsebino in področje dela. Izvaja zakonsko predpisano osnovno in dodatno usposabljanje s področja obravnavanje in varovanje tajnih podatkov.

 

Oddelek pripravlja interna navodila za delo s tajnimi podatki, notranjim organizacijskim enotam nudi strokovno pomoč pri delu s tajnimi podatki, izvaja in sodeluje pri pripravah in izvedbi notranjih in inšpekcijskih nadzorov (RS, EU, NATO) nad izvajanjem zakona o tajnih podatkih in predpisov, sprejetih na njegovi podlagi in mednarodnih aktov.

 

Oddelek z namenom zagotavljanja celovitega sistema obravnavanja in varovanja tajnih podatkov sodeluje z notranjimi organizacijskimi enotami ministrstva, drugimi državnimi organi. Uslužbenci oddelka sodelujejo v medresorskih delovnih skupinah s področja obravnavanja in varovanja tajnih podatkov.