1. Osnovni podatki o katalogu

Naziv organa: Ministrstvo za zunanje zadeve

Naslov:

Prešernova cesta 25

SI-1001 Ljubljana

P.P. 481

Slovenija

Telefon:+ 386 1 478 2000

Faks:+ 386 1 478 2340, + 386 1 478 2341

Elektronski naslov: info.mzz(at)gov.si, uradni e-poštni nabiralnik je gp.mzz(at)gov.si

2. Splošni podatki o organu in informacijah javnega značaja s katerimi razpolaga

2.a Organigram in podatki o organizaciji organa

Na podlagi 41. člena Zakona o državni upravi (Ur. l. RS, št. 24/2005-UPB3) Ministrstvo za zunanje zadeve opravlja naloge na področjih zunanjih zadev države, konzularne zaščite in mednarodnih pogodb.

I. KABINET MINISTRA

Državni sekretar

1. Služba za odnose z javnostmi

2. Služba za medresorsko koordinacijo in sodelovanje z vlado in državnim zborom

3. Služba za notranjo revizijo

II. DIREKTORAT ZA EVROPSKE ZADEVE IN POLITIČNO BILATERALO

1. Sektor za EU

2. Sektor za odnose z državami EU in enotnega gospodarskega prostora

3. Sektor za odnose z državami zahodnega Balkana, državami kandidatkami za članstvo v EU, za PS JVE in regionalno sodelovanje

4. Sektor za Severno in Latinsko Ameriko ter Karibe

5. Sektor za Vzhodno Evropo in srednjo Azijo

6. Sektor za Azijo, Afriko in Pacifik

7. Sektor za mednarodne odnose v kulturi

III. DIREKTORAT ZA NAČRTOVANJE POLITIK IN POLITIČNO MULTILATERALO

1. Sektor za mednarodne organizacije in človekovo varnost

2. Sektor za varnostno politiko

3. Sektor za OVSE

4. Sektor za mednarodno razvojno sodelovanje in humanitarno pomoč

5. Sektor za gospodarsko diplomacijo

6. Sektor za načrtovanje politik in raziskave

IV. DIREKTORAT ZA MEDNARODNO PRAVO IN ZAŠČITO INTERESOV

1.Sektor za mednarodno pravo

2. Konzularni sektor

3. Sektor za protokol, privilegije in imuniteto, diplomatsko korespondenco ter prevajanje

V. SEKRETARIAT

1. Služba za informacijsko tehnologijo

2. Glavna pisarna in arhiv

3. Služba za poslovanje s tajnimi podatki, CR/EU in PR/EU ter PR/NATO

4. Kadrovska služba

5. Finančno računovodska služba

6. Varnostno tehnična služba

2.b Seznam zakonov, podzakonskih aktov in predpisov Evropskih skupnosti z delovnega področja organa (preko državnega, lokalnega oziroma evropskega registra predpisov)

Veljavni predpisi s področja zunanjih zadev: Register predpisov Slovenije in Zakonodaja in dokumenti.

Poglavja predpisov EU v Registru predpisov Slovenije: http://zakonodaja.gov.si/ ,

http://www.eupolitix.com/EN/Legislation

2.c Seznam vrst upravnih, sodnih ali zakonodajnih postopkov

•  na podlagi tretjega, četrtega in petega odstavka 6. člena Zakona o potnih listinah državljanov Republike Slovenije (Ur.l. RS, št. 65/2000, 98/2005): a) lahko državljanu, ki v tujini stalno ali začasno prebiva ali je v tujini, pa se zaradi zdravstvenih ali drugih upravičenih razlogov ne more vrniti v državo, izda potni list tudi organ Republike Slovenije v tujini, ki je pooblaščen za opravljanje konzularnih zadev, b) diplomatski in službeni potni list izda ministrstvo, pristojno za zunanje zadeve, c) potni list za vrnitev izda organ Republike Slovenije v tujini, ki je pooblaščen za opravljanje konzularnih zadev. Cene potnih listin so določene v Pravilniku o določitvi cene potnih listin (Ur.l. RS, št. 69/2002, 68/2003, 61/2005)
• na podlagi petega odstavka 38. člena Zakona o društvih (Uradni list RS, št. (Ur.l. RS, št. 60/1995, 49/1998 Odl.US: U-I-223/96, 89/1999, 80/2004) in prvega odstavka 2. člena Pravilnika o kriterijih za podelitev statusa društva, ki deluje v javnem interesu na področju zunanjih zadev (Ur.l. RS, št. 11/2003) o podelitvi statusa društva v javnem interesu odloča minister, pristojen za zunanje zadeve.
• na podlagi tretjega in petega odstavka 19. člena in prvega odstavka 64. člena Zakona o tujcih (ZTuj-1-UPB1, Ur.l. RS, št. 108/2002) vizume izdajajo diplomatsko-konzularna predstavništva Republike Slovenije v tujini. Navodilo o vsebini in formatu vizuma (Ur.l. RS, št. 43/2004) vsebuje: Prilogo 1: Vloga za izdajo vizuma. Povezava do vizumskih informacij in obrazcev za izdajo vizuma na spletni strani organa, http://www.sigov.si/mzz/. 
• na podlagi 62. in 62.a člena Zakona o zunanjih zadevah (Ur.l. RS, št. 113/2003-UPB1) ministrstvo za zunanje zadeve izdaja diplomatske, konzularne in službene izkaznice. Pravilnik vsebuje: Prilogo 1: Diplomatska izkaznica - Obrazec št. 1, Prilogo 2: Konzularna izkaznica - Obrazec št. 2, Prilogo 3: Konzularna izkaznica za častne konzularne funkcionarje - Obrazec št. 3, Prilogo 4A: Službena izkaznica - Obrazec št. 4A, Prilogo 4B: Konzularna izkaznica za konzularne uslužbence - Obrazec št. 4B, Prilogo 4C: Izkaznica za člane strežnega osebja - Obrazec št. 4C, Prilogo 5: Vloga za izdajo diplomatske, konzularne ali službene izkaznice - Obrazec št. 5 v slovenskem in angleškem jeziku, Prilogo 5A: Priloga k vlogi za izdajo izkaznice - Obrazec št. 5A v slovenskem in angleškem jeziku.
• na podlagi 1. člena Zakon o overitvi listin v mednarodnem prometu (Ur.l. RS, št. 64/2001) in Pravilnika o overitvah javnih listin, podpisov, rokopisov in prepisov oziroma fotokopij v diplomatskih in konzularnih predstavništvih Republike Slovenije v tujini

(Ur.l. RS, št. 7/2002) ministrstvo za zunanje zadeve overja javne listine, izdane v Republiki Sloveniji (v nadaljnjem besedilu: domače listine), ki so namenjene za uporabo v tujini, če se po pravu države, v kateri bodo uporabljene, zahteva njihova overitev, in če z mednarodno pogodbo ni določeno drugače. Pravilnik vsebuje naslednje obrazce, ki se uporabljajo na diplomatsko-konzularnih predstavništvih: Obrazec št. 1, Obrazec št. 2, Obrazec št. 3. Obrazec za overitev na ministrstvu za zunanje zadeve:

2.d Seznam javnih evidenc, s katerimi organ upravlja

• Na podlagi osmega odstavka 75. člena Zakona o zunanjih zadevah (Ur.l. RS, št. 113/2003-UPB1) se z zapisniki, programi sodelovanja in drugimi nepogodbenimi mednarodnimi akti, ki jih zaradi izvajanja mednarodnih pogodb sklenejo s temi pogodbami ustanovljena skupna telesa, in s katerimi pogodbenice ne prevzemajo novih pravnih obveznosti, vlada seznani in se shranijo ter evidentirajo v ministrstvu za zunanje zadeve.
• Na podlagi drugega odstavka 79. člena Zakona o zunanjih zadevah (Ur.l. RS, št. 113/2003-UPB1) veljavne mednarodne pogodbe in druge mednarodne akte hrani in evidentira ministrstvo za zunanje zadeve.
• Na podlagi prvega odstavka 7. člena Pravilnika o kriterijih za podelitev statusa društva, ki deluje v javnem interesu na področju zunanjih zadev

(Ur.l. RS, št. 11/2003) ministrstvo vodi evidenco društev, ki so pridobila status društev v javnem interesu. Na podlagi drugega in tretjega odstavka 8. člena pravilnika se v evidenco vpišejo naslednji podatki: 1. zaporedna številka vpisa, 2. ime društva, 3. sedež društva (kraj, ulica in hišna številka), 4. številka in datum odločbe o podelitvi statusa, 5. številka in datum odločbe o izgubi statusa, 6. vzrok izgube statusa, 7. opombe. V evidenco se vpisujejo tudi spremembe podatkov iz prejšnjega odstavka tega člena in datum sprememb. Organ pridobiva podatke o evidenci na podlagi vlog.

• Na podlagi prvega odstavka 26. člena Pravilnika o diplomatskem izpitu

(Ur.l. RS, št. 34/2004) ministrstvo vodi evidenco izpitov, ki vsebuje: zaporedno številko; številko zbirke dokumentov o kandidatu; priimek in ime kandidata; datum in kraj rojstva kandidata; stopnjo in vrsto kandidatove izobrazbe; datum opravljanja izpita in številko izpitne komisije; uspeh izpita.

2.e Seznam drugih informatiziranih zbirk podatkov

Na podlagi petega in šestega odstavka 85. člena Zakona o tujcih (ZTuj-1-UPB1, Ur.l. RS, št. 108/2002) Ministrstvo, pristojno za zunanje zadeve, oziroma organ Republike Slovenije v tujini, ki je pooblaščen za opravljanje konzularnih zadev, vodi evidence o vizumih. Ministrstvo za zunanje zadeve mora podatke iz 90., 91., 92., 93., 94. in 95. člena ZTuj-1-UPB1 posredovati ministrstvu, ki vodi centralne evidence. V evidenci o vizumih vodi pristojni organ naslednje podatke: EMŠO, če mu je določena; priimek in ime; priimek pred sklenitvijo zakonske zveze; spol; rojstni datum (dan, mesec, leto); rojstni kraj (država, kraj); državljanstvo; zakonski stan; poklic; zadnje stalno oziroma začasno prebivališče v tujini ali v Republiki Sloveniji (država, kraj, ulica in hišna številka); sedanje začasno oziroma stalno prebivališče v Republiki Sloveniji (naselje, ulica in hišna številka); datum vložitve zahtevka; podatke o vrsti vizuma, za katerega prosi; čas, za katerega naj velja vizum; razlog, zaradi katerega prosi za vizum. V evidenci vizumov vodi organ podatke o vrsti vizuma; številki in datumu izdaje odločbe oziroma veljavnosti in datumu izdaje ter o razveljavitvi vizuma; fotografijo, priloženo vlogi za izdajo vizuma, ki kaže pravo podobo osebe, ki ji je vizum izdan.  Podatki se pridobivajo na podlagi vloge stranke. Na podlagi 93. člena ZTuj-1-UPB1 se osebni podatki iz evidenc o vizumih lahko uporabljajo le pri izvrševanju z zakonom določenih nalog. Na zahtevo posameznikov, državnih organov, pravnih oseb, podjetnikov, drugih organov in organizacij ter skupnosti jim morajo organi, pristojni za vodenje evidenc, dati podatke iz evidenc, če so do njihove uporabe upravičeni na podlagi zakona ali pisne privolitve posameznika, na katerega se ti podatki nanašajo. Uporabniki osebnih podatkov iz prejšnjega odstavka tega člena ne smejo posredovati osebnih podatkov drugim uporabnikom in jih smejo uporabljati samo za namene, za katere so jih dobili.

Na podlagi tretjega odstavka 62.a člena Zakona o zunanjih zadevah (Ur.l. RS, št. 113/2003-UPB1) ministrstvo za zunanje zadeve vodi in vzdržuje evidenco o izdanih diplomatskih, konzularnih in službenih izkaznicah. Na podlagi prve alinee tretjega odstavka 62.a člena Zakona o zunanjih zadevah evidenca izkaznic vsebuje naslednje podatke: osebno ime imetnika; datum in kraj rojstva imetnika; državljanstvo, funkcijo imetnika; naziv predstavništva; lastnoročni podpis imetnika; fotografijo imetnika; datum izdaje izkaznice; datum izteka veljavnosti izkaznice in številko izkaznice; naziv predstavništva; osebno ime; naslov stalnega ali začasnega prebivališča; datum in kraj rojstva; spol; državljanstvo; funkcijo ter datum prihoda v državo in datum nastopa funkcije; osebno stanje in število družinskih članov; vrsto številko in veljavnost potnega lista; številko in veljavnost vizuma; datum in kraj vloge; podatke o izgubljenih, pogrešanih in ukradenih izkaznicah.  Podatki se pridobivajo na podlagi vloge stranke. 

Seznam diplomatskih predstavništev, konzulatov, mednarodnih organizacij in predstavništev mednarodnih organizacij v Republiki Sloveniji

Evidenca vsebuje naslednje podatke: naslov predstavništva, konzulata, mednarodne organizacije ali predstavništva mednarodne organizacije, telefonska in telefaks številka, elektronski naslov, uradne ure, ime in priimek vodje predstavništva, konzulata, vodje mednarodnih organizacij ali vodje predstavništva mednarodnih organizacij. Podatki so objavljeni na spletni strani Ministrstva za zunanje zadeve Republike Slovenije.

Dokumentni sistem za podporo postopkom pri upravljanju z dokumentarnim gradivom - SPIS1.2

Za informacijsko podporo postopkom pri upravljanju z dokumentarnim gradivom zahtevanih v VI., VII. in VIII. poglavju Uredbe o upravnem poslovanju (Ur.l. RS, št. 20/2005) na ministrstvu uporabljamo dokumentni sistem  SPIS1.2.

Namen SPIS-a je elektronsko upravljanje z vhodnimi, izhodnimi ter lastnimi dokumenti. Dokumenti se v tem sistemu evidentirajo, razdeljujejo, pregledujejo in shranjujejo.

V evidenco vhodnih in izhodnih dokumentov se vpisujejo najmanj naslednji podatki: subjekt; datum prejema ali odprave dokumenta, pri dokumentih za notranje potrebe pa datum nastanka; šifro dokumenta; kratko vsebino dokumenta; oznako, ali gre za vhodni, izhodni ali lastni dokument; signirni znak organizacijske enote ali delavca, ki rešuje zadevo oziroma dokument sestavi; število in kratek opis prilog.

V evidenco lastnih dokumentov organa se vpisujejo enaki podatki kot pri izhodnem dokumentu, s tem da so podatki o odpremi izpuščeni.

Zbirka podatkov je namenjena zaposlenim na ministrstvu. Prosilci lahko podatke pridobijo na zahtevo po Zakonu o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ), razen če gre za izjeme, določene v 6. členu ZDIJZ.

Stalna zbirka dokumentarnega gradiva v arhivu ministrstva

V skladu z Uredbo o upravnem poslovanju (Ur.l. RS, št. 20/2005) in Zakonom o arhivskem gradivu in arhivih (Ur.l. RS, št. 20/1997) se dokumentarno gradivo, ki je starejše od dveh let in ga strokovni delavci pri vsakdanjem delu ne potrebujejo več, hrani v Stalni zbirki dokumentarnega gradiva ministrstva.

Namen oblikovanja zbirke je, da se dokumentarno gradivo ohrani urejeno in v skladu z obstoječimi predpisi, ki urejajo področje arhivov.  Zbirka je oblikovana v skladu z arhivsko stroko ter ob upoštevanju izkušenj oblikovanja zbirk nekaterih ministrstev zunanjih zadev držav članic EU. Gradivo je zloženo po vsebinskih sklopih (fondih).  Računalniška evidenca o dokumentih oz. zadevah, ki se nahajajo v Stalni zbirki dokumentarnega gradiva ministrstva vsebuje naslednje podatke: vsebino zadeve, državo oz. organizacija, leto nastanka dokumenta, fizične in pravne osebe na katero se dokument nanaša ter ključne besede.

Zbirka podatkov je namenjena zaposlenim na Ministrstvu za zunanje zadeve. Hrani se v varovanih prostorih ministrstva, ki so namenjeni izključno hrambi dokumentarnega gradiva. Prosilci lahko podatke pridobijo na vpogled na osnovi pisne vloge naslovljene na generalnega sekretarja ministrstva,  v skladu z Zakonom o arhivskem gradivu in arhivih ter Zakonu o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ), razen če gre za izjeme, določene v 6. členu ZDIJZ.

Enotni računovodski sistem MFERAC

Opis namena zbirke: Zbiranje podatkov z namenom:

1. priprave in nadzora državnega proračuna,

2. vodenja Glavne knjige in saldakontov,

3. vodenja stroškov dela in drugih osebnih prejemkov iz sredstev proračuna s kadrovsko evidenco,

4. skrb za Sistem vodenja osnovnih sredstev,

5. skrb za tolarsko in devizno blagajno,

6. stanovanjski krediti in najemnine.

V zbirki je mogoče iskati podatke po nizu različnih kriterijev: stanje proračuna, spremembe proračuna, predobremenitve, računi, odredbe, stroški dela, projekti, delitev proračunskih sredstev pri proračunskem uporabniku, izvrševanje proračuna, pogodbe o zaposlitvi, organizacija in sistemizacija delovnih mest, mentorstvo, dodatni dopust za otroka, kadrovske evidence in stroški dela, evidence prisotnosti in dela, evidence prejemkov, odbitkov, podatki o boniteti za uporabo službenih vozil za zasebne namene itd.

Način pridobivanja podatkov iz zbirke: Podatke, ki se nahajajo v zbirki, pridobi upravna enota.

Dostop do zbirke: Zbirka podatkov je interna za uslužbence državne uprave in je na voljo uporabnikom in upravljalcem sistema MFERAC.

• Evidenca sklenjenih pogodb (na področju investicij in opreme MZZ)
• Evidenca nabave, strokovne obdelave, izposoje gradiva, inventarizacije knjižničnega gradiva, izločanja gradiva - v posameznih modulih baze podatkov COBISSMZZ

2.f Najpomembnejši vsebinski sklopi drugih informacij javnega značaja oziroma seznam posameznih dokumentov

• Podatki o pomembnejših dogodkih, odločitvah in novostih pri ministrstvu:

Podatke o pomembnih novicah objavljamo na naših spletnih straneh. Tako objavljene informacije so v celoti informacije javnega značaja. Gre za informacije, ki so oblikovane z namenom, da se predstavijo novosti. Informacije, ki še niso objavljene na omenjeni spletni strani, ali če posameznik ne uporablja interneta, lahko zahteva te informacije na podlagi Zakona o dostopu do informacij javnega značaja po predpisanem postopku.

• Skupno letno poročilo o izvajanju Zakona o dostopu do informacij javnega značaja za leto 2003 
• Letno poročilo o izvajanju Zakona o dostopu do informacij javnega značaja za leto 2004
• Letno poročilo Ministrstva za zunanje zadeve Slovensko predsedovanje OVSE 2005,  http://www.osce.si/
• koristne informacije s področja delovanja Ministrstva za zunanje zadeve,
• Informacije v zvezi z notranjim poslovanjem ministrstva: interni akti ministrstva