Skoči na vsebino

UPRAVLJANJE Z EU-DOKUMENTI

EU-portal je del enotnega informacijskega sistema Vlade Republike Slovenije, ki se kot temeljno informacijsko orodje uporablja za sprejemanje, evidentiranje, klasificiranje in objavo dokumentov med Republiko Slovenijo in Evropsko unijo. Sistem se uporablja tudi za pripravo in usklajevanje stališč v postopku sprejemanja zakonodajnih predlogov in drugih aktov Evropske unije, za pripravo in usklajevanje izhodišč zasedanj Sveta EU ter za poročanje slovenskih predstavnikov s sestankov delovnih teles in zasedanj Sveta EU. Po pooblastilu Generalnega sekretariata Vlade Republike Slovenije je skrbnik EU-portala Ministrstvo za zunanje zadeve.

 

EU-portal je začel delovati 26. marca 2004 in se od takrat uporablja kot informacijski sistem, s pomočjo katerega poteka koordinacija dokumentov Sveta EU. V EU-portal se uvrstijo vsi dokumenti, poslani iz Bruslja po uradnem sistemu »Extranet U32 Mail« za izmenjavo informacij Sveta EU z državami članicami. Uredniki EU-portala prejmejo po tem sistemu EU povprečno od 150 do 200 dokumentov na dan. Na EU-portalu se vsako leto objavi približno 36.000 dokumentov.

 

Prednosti sistema so:

- zgodovinska nit dokumentov,

- vsi dokumenti so na enem mestu in razprejeni v smiselne vsebinske enote,

- preglednost,

- možnost hitrega odziva in sprejemanja odločitev ter

- možnost različnih pregledov nad ažurnimi informacijami.

 

Glede na našteto lahko govorimo o informacijskem sistemu, ki omogoča upravljanje velikega števila različnih dokumentov in močno podporo skupinskemu delu.

 

Aplikacija EU-portal vsebuje zbirko zadev EU, ki omogoča spremljanje obravnave dokumentov Sveta EU skozi celoten zakonodajni proces, v katerem se oblikujejo evropske politike, vse od osnovnega predloga Evropske komisije pa do dokončnega sprejetja akta v Svetu EU. Po sprejetju zakonodajnega akta in njegovi objavi v Uradnem listu EU se v EU-portalu ustrezna zadeva zaključi.

 

Zadeve in dokumenti so razvrščeni po pristojnih resornih organih (ministrstva in vladne službe) in po delovnih skupinah , razvrstitev dokumentov pa je v skladu s klasifikacijo dokumentov po tezavru EuroVoc, ki ga uporabljajo institucije Evropske unije.

 

Pravna podlaga

 

Pri delu z EU-portalom se upoštevajo naslednji predpisi:

Dostopnost EU-portala

 

Informacijski sistem EU-portal je lahko dostopen vsem uslužbencem ministrstev in vladnih služb, Stalnemu predstavništvu Republike Slovenije pri Evropski uniji, diplomatsko-konzularnim predstavništvom Republike Slovenije v državah članicah Evropske unije, Vladi Republike Slovenije in  Državnemu zboru Republike Slovenije.

 

Vendar je dostop mogoč le z ureditvijo dostopnih pravic. V kolikšnem obsegu lahko posameznik dostopa do aplikacije EU-portal, je odvisno od dostopne pravice, ki si jo pridobi. Obstajajo tri ravni dostopnih pravic, in sicer pravice bralca, pravice EU-pisarne in pravice vodstva.

 

Postopek za pridobitev dostopnih pravic:  na pristojnem organu se izpolni obrazec za pridobitev pravic dostopa do zbirk EU-portala, katerega podpisnik je lahko samo predstojnik organa – minister ali direktor vladne službe. Zahtevek se pošlje v odobritev generalnemu sekretarju vlade na elektronski naslov gp.gs(at)gov.si. Po odobritvi generalnega sekretariata Vlade RS Ministrstvo za zunanje zadeve vnese spremembe v SVN-imenik na EU-portalu.

 

Izobraževanje

 

Zanimanje uporabnikov vladnega informacijskega sistema EU-portal za izobraževanje se iz leta v leto povečuje. Strokovna usposabljanja za njegovo uporabo izvajajo uredniki EU-portala, in sicer na različnih ravneh in na različne načine. Predstavitve potekajo ob uporabi programa PowerPoint in v povezavi z aplikacijami EU-portala na interaktivni tabli. Za vsako izobraževanje se pripravi novo gradivo, s čimer se način predavanja vsebinsko in glede na področje dela prilagodi posameznemu ministrstvu oziroma vladni službi, uporabnikom pa tako razumljivo približa namen in delovanje EU-portala.

 

Usklajevanje slovenskih odzivnih dokumentov v okviru EU-portala

 

Slovenski odzivni dokumenti se pripravljajo h gradivom, o katerih se odloča v Svetu EU, z namenom uveljavljanja interesov Republike Slovenije. EU-portal omogoča pripravo naslednjih slovenskih odzivnih dokumentov: stališč, usmeritev, izjav, pripomb, izhodišč, poročil z zasedanj Sveta EU na ravni ministrov, poročila s sestankov delovnih teles Sveta EU, splošnih dokumentov in odzivov.

 

STALIŠČE REPUBLIKE SLOVENIJE je akt vlade oziroma državnega zbora, s katerim se sprejmejo odločitve, ki jih zastopajo predstavniki Republike Slovenije v institucijah EU. Predlog stališča pripravi pristojno ministrstvo oziroma vladna služba k posameznemu predlogu zakonodajnega akta EU oziroma predlogu odločitve politične narave, vključno z mednarodnimi pogodbami, ki jih Republika Slovenija sklepa v okviru članstva v EU. Pri njegovi pripravi je treba upoštevati naslednje vidike: potrebnost sprememb nacionalnih predpisov, proračunske posledice, vplive na gospodarstvo, na javno upravo in okolje.

 

USMERITEV REPUBLIKE SLOVENIJE je dokument, ki ga sprejme vlada. Z usmeritvami se sprejmejo smernice za delo slovenskih predstavnikov v pripravljalnih in delovnih telesih Sveta EU ali v Svetu EU na ravni ministrov. Pripravljajo se k predlogom aktov EU, ki niso zakonodajne narave. Za razliko od stališča pri pripravi usmeritve ni treba upoštevati vidikov o potrebnosti sprememb predpisov, posledicah za proračun, vplivih na gospodarstvo, javno upravo in okolje.

 

IZJAVA je dokument, ki ga pripravi pristojni vladni organ v primerih, ko ni treba oblikovati stališča oziroma usmeritve Republike Slovenije, oziroma ko dopolnitev ali sprememba že sprejetega stališča ali usmeritve ni potrebna, pa tudi v primerih, ko obravnava akta ni več aktualna oziroma je bil akt že sprejet v institucijah EU. Izjava lahko vsebuje navodila v zvezi s tehničnimi vprašanji oziroma specifične pripombe k posameznim členom predloga akta ali ukrepa.

 

PRIPOMBA je dokument, oblikovan v postopku usklajevanja odločitve oziroma vladnega gradiva, ko se zainteresirani vladni organ ne strinja s predlogom ter zahteva spremembo oziroma dopolnitev odločitve.

 

IZHODIŠČA REPUBLIKE SLOVENIJE za Evropski svet in zasedanje Sveta EU na ravni ministrov so dokument, s katerim Vlada Republike Slovenije določi delegacijo Republike Slovenije. Izhodišča vsebujejo kratek povzetek tem, ki se obravnavajo na rednih sejah, neformalnih srečanjih in izrednih sestankih Sveta EU ali Evropskega sveta. Stališča in usmeritve se oblikujejo v okviru izhodišč k posameznim točkam dnevnega reda le v nujnih primerih, kadar ni dovolj časa, da bi se pravočasno pripravili za obravnavo na seji vlade po rednem postopku. Kadar se stališča in usmeritve pripravijo skupaj z izhodišči, je treba oblikovati tudi sklepe o sprejemu stališč oziroma usmeritev.

 

POROČILO Z ZASEDANJA EVROPSKEGA SVETA ALI SVETA EU NA RAVNI MINISTROV je dokument, ki poroča o zastopanju stališč in usmeritev Republike Slovenije na zasedanju Evropskega sveta ali Sveta EU na ravni ministrov. Poročilo o zastopanju stališč in usmeritev se pripravi enotno za celotno zasedanje (k dnevnemu redu).

 

POROČILO je zapis o zastopanju stališč oziroma usmeritev na ravni pripravljalnih ali delovnih teles Sveta EU. Pripravi se k posameznemu aktu EU ali kot zapisnik sestanka delovne skupine oziroma odbora Sveta EU.

 

SPLOŠNO je dokument, v katerem slovenski predstavniki, ki sodelujejo v postopkih odločanja v institucijah EU, navedejo dodatne informacije in pojasnila o novih predlogih zakonodajnih aktov in aktov politične narave ter stališčih in dejavnostih drugih držav članic EU oziroma mednarodnih organizacij (vključno s poročili o zastopanju stališč, če dokument ni objavljen kot predlog akta).

 

ODZIV je dokument v delovni zbirki, namenjen medresorskemu usklajevanju gradiv v času priprave, ki lahko nadomešča različne oblike korespondence. Odziv se ne prenese v zbirko zadev EU-portal.

 

Zaključevanje zadev

 

Med zadevami, ki so uvrščene v EU-portal, prevladujejo zadeve, ki vsebujejo predpise Sveta EU, ter zadeve, ki vsebujejo dnevne rede delovnih teles ter ministrskih svetov.

 

Pri zadevah, ki vključujejo predpise Sveta EU, gre za vse tiste zadeve, ki se zaključijo s Celex-številko. To je v vseh tistih primerih, ko gre za postopke sprejemanja predpisov, objavljenih v Uradnem listu EU. Zaključevanje teh zadev poteka tako, da se v mesečnih intervalih zaključijo vse tiste zadeve, katerih predpisi so bili uvrščeni v zbirko predpisov EU (EUR-Lex) v tekočem mesecu.

 

Pri zadevah, ki vsebujejo dnevne rede delovnih teles in ministrskih svetov, pa poteka zaključevanje tako, da se zaključijo vse neaktualne zadeve sestankov delovnih teles Sveta EU, pri čemer veljajo kot aktualne zadeve trenutnega in predhodnega predsedstva. Vsako leto se zaključi približno 15.000 zadev.

 

I-EU-portal (EU-portal – interno)

 

Svet EU je v drugi polovici leta 2010 za vse države članice postavil sistem »Extranet restreint UE« (interno EU), ki je postal edini način elektronskega razpošiljanja vseh uradnih dokumentov Sveta EU s stopnjo tajnosti »interno«. V Republiki Sloveniji je razvit informacijski in komunikacijski sistem za varno obdelavo dokumentov EU s stopnjo tajnosti »interno«. Vzpostavljen je tudi računalniški program I-EU-portal, ki deluje kot vzporedni, posebej varovani sistem EU-portala in je tako kot EU-portal del vladnega informacijskega sistema. V I-EU-portalu se letno objavi približno 2500 dokumentov s stopnjo tajnosti »interno« po istih načelih kot v EU-portalu.

 

Generalni sekretariat Vlade RS je kot skrbnik in upravljavec informacijskega sistema izdal navodila za vzpostavitev I-EU-portala in delo z njim, ki jih je 18. 6. 2010 poslal vsem vodjem služb za informatiko v ministrstvih in vladnih službah.

 

Razlika med EU-portalom in I-EU-portalom je v stopnji dostopnosti samega sistema, ki je pogojena tako z  zakonodajo EU kot RS glede ravnanja s podatki stopnje tajnosti »interno«. Določene so zahteve za fizično, osebno, pa tudi računalniško varovanje sistema (upravno območje, računalnik, brez možnosti priključitve na internet, šifrirna naprava). Končni uporabnik, ki ima potrebo po vedenju in s tem pravico do dostopa do I-EU-portala, mora imeti naslednje:

  • podpisano izjavo o seznanitvi z Zakonom o tajnih podatkih oziroma veljavno dovoljenje za dostop do nacionalnih tajnih podatkov,

  • podpisano izjavo o seznanitvi s predpisi, ki urejajo obravnavanje in varovanje tajnih podatkov EU, oziroma veljavno dovoljenje za dostop do tajnih podatkov EU,

  • podpisano kriptografsko avtorizacijo – varovanje in postopki dela s kriptografskim materialom ter varnostna pravila za uporabo kriptografske rešitve (pridobi na generalnem sekretariatu Vlade RS),

  • s strani generalnega sekretarja Vlade RS odobren dostop do zbirk I-EU-portala,

  • uporabniško identifikacijsko številko (UserID) Lotus Notes, s katero se dostopa do strežniškega segmenta I-EU-portala na generalnem sekretariatu Vlade RS.

Delo v vladnem informacijskem sistemu I-EU-portal je posameznim uporabnikom v ministrstvih in vladnih službah omogočeno s pomočjo IT-služb in z zagotovitvijo pogojev, ki jih za upravljanje z dokumenti EU (interno) določajo tudi in predvsem pogoji, predpisani s strani generalnega sekretariata Sveta EU.

 

Uredniški odbor

 

Uredniški odbor EU-portala je nastal z željo po nemotenem delovanju, dograjevanju in razvoju projekta »Informacijski sistem za podporo odločanja o zakonodajnih predlogih in drugih aktih Evropske unije – EU-portal«.

 

Uredniški odbor je organ, ki skrbi za razvoj informacijskega sistema EU-portal. Sestane se najmanj štirikrat letno, pregleda prejete pobude za izboljšave v delovanju informacijskega sistema in potrebne prilagoditve zaradi zakonskih sprememb, usklajuje potrebe, pripravi prednostni vrstni red zahtevkov in jih tudi podrobno definira.

 

Sestaja se v sestavi osmih članov, pri čemer so štirje člani uslužbenci Generalnega sekretariata Vlade Republike Slovenije, ostali štirje člani pa uslužbenci Ministrstva za zunanje zadeve.

 

Nadgradnje aplikacije EU-portal

 

Ena glavnih nalog uredniškega odbora je tudi načrtovanje izvedbe nadgradnje EU-portala. Na podlagi posameznih predlogov za spremembe in dopolnitve programa s strani uporabnikov smo na EU-portalu izvedli že deveto nadgradnjo od njegovega začetka delovanja. Posamezne nadgradnje so vsebovale še več dodatnih dopolnitev z namenom izboljšanja uporabnosti informacijskega sistema. Pobude za dopolnitev aplikacije EU-portala lahko pošljete na elektronski naslov eu_portal.mzz(at)gov.si.

 

Kontakt:

 

Služba za poslovanje z dokumentarnim gradivom